söndag 7 juni 2015

Kompetensutveckling av ledare nödvändig

En av majoritetens största utmaningar i budgeten är de höga kostnaderna för sjukfrånvaro och vikariekostnader. De uppgår till ca 30 mnkr per år. 
I "Boken om Nyckeltal" av forskarna/lärarna Catasus, Gröjer, Högberg och Johnren (Liber) förs ett intressant resonemang hämtat från den offentliga sektorn. Jag tar mig friheten att citera ett stycke (fiktivt) där fyra resultatenhetschefer inom äldreomsorgen i en stadsdelsnämnd i Stockholm för ett reseonemang med sin verksamhetschef.
Chefen undrar varför de dragit över 3 mnkr i budgeten.
Chef 1 svarar: " I mitt fall beror det på att korttidsfrånvaron har ökat jämfört med hur det var tidigare. Min personal är körd i botten och vårt sätt att budgetera tar inte hänsyn till den verklighet vi lever i när personalen är sjuk. Vi måste ju hitta ersättare och kostnaderna som är förknippade med korttidsfrånvaro är inte korrekt behandlade i samband med budgeten. Jag tycker det är skandal att inte budgetarbetet utgår ifrån verkligheten!"
Verksamhetenschefen (VC) svarar: " Ja , det kan så vara att budgeten är lite mellan tummen och pekfingret, men hur kommer det sig att det blir 3 mnkr?"
Enhetschef 2: "VC, du vet lika väl som jag att det går på slentrian det här med budget, det är oftast förra årets tvivelaktiga siffror som styr. Men det som är uppenbart för oss ute på fältet, ex att ersättningsregler har ändrats och att vi numera är så tajt bemannade att om någon blir sjuk måste vi hitta en ersättare på stan, verkar inte ha uppfattats av er som är, så att säga, lite grand bredvid."
VC säger: " Vad kostar det då att en person är korttidsfrånvarande uttryck i kronor/dag? Har ni gjort någon kalkyl?
Enhetschef 1: "Vi har försökt få fram siffrorna i vårt redovisningssystem, men det är inte anpassat till vår verklighet. Ärligt talat fattar jag inte varför vi har de listor vi har i månadsuppföljningen, siffrorna speglar ju inte verkligheten! Kostnaden för att en person inte kommer till arbetet är mycket stor och det verkar ingen ha fattat"
Verksamhetsnchefen lovar sedan ta ett samtal med ekonomichefen.
Jag vill understryka att fallet inte är Vimmerby utan en stadsdelsnämnd i Stockholm.

Exemplet speglar brister i verksamhetens informationssystem. Problemet är början på en ond cirkel. Korttidsfrånvaron innebär att ersättare måste sättas in. Budgeten hålls inte och enhetschefen bestämmer då att inga ersättare får sättas in. Den kvarvarande personalen får då jobba extra och till slut får vi en ökande korttidsfrånvaro av bara det skälet

Hur ska ledningen hantera detta strategisk? En engagerad VC startar ett alternativtänkande. Vilken åtgärd är den bästa, ta in ersättare eller inte? I boken råder författarna VC att benchmarka med andra liknande verksamheter; vad har hänt på andra arbetsplatser när man valt det ena eller det andra? (Man visar ett exempel där "icke ersättare" gav dubbelt så hög sjukfrånvarokostnader.)

Varför tar jag detta exempel? Det är framförallt av ett skäl; hur ser kommunens strategi ut för att möte korttidsfrånvaron? Vilka investeringar görs?
För det första måste man förstå att investeringar ska ge avkastning. Om vi investerar i energiåtgärder i byggnader räknar vi med lägre kostnader. På samma sätt kan vi räkna hem investeingar i kommunens medarbetare. Sedan tre-fyra år tillbaka har kommunen en pågående investering i våra ledare, framförallt mellanchefer. Den ska avkasta bland annat en minskad frånvaro bland kommunens anställda. Ett dåligt ledarskap visar sig direkt i sjukfrånvaro där nyckeltalet "medarbetarnas motivationsgrad" blir låg.

Vimmerby kommun arbetar idag med vedertagna finansiella nyckeltal samt en del andra, även om jag inte vet om man mäter nyckeltalet Medarbetarnas motivationsgrad.
Man gör dock enkäter bland medarbetarna för att få underlag till strategisk styrning. Där har man tidigare om åren fått fram kritik mot just ledare och chefer i olika veksamheter. Ledarskapsprogrammet kom till bland annat av dessa skäl.
Också facket ser ledarskapsprogrammet som viktigt både vad avser nyckeltal som Motivation och Sjukfrånvaro.

När vi nu i budgeten lägger en synbar pott på en dryg miljon till att kartlägga sjukfrånvaron, så lägger vi avsevärt mer i den dagliga verksamheten på chefsutveckling och utveckling av den goda arbetsplatsen. Friskvårdsbidrag är långt ifrån ensamt bidragande: medarbetares motivation, ledares förmåga till kommunikation, verksamhetschefers förmåga till budgetering och alternativkalkyler, och även politikers förmåga att fokusera på rätt sak, exempelvis kontrollerande nyckeltal, har stor betydelse. I Vimmerby spelar också media en viss roll på hur villiga människor är att ta offentlig tjänst. 
Jag vill med detta stötta Vimmerby kommuns ledningsgrupp och satsningen på ledarutveckling, det som nu måste till är att öka informations- och kommunikationsflödet mellan de som utför arbetet och de som har makt över kalkylerna. Vi måste jobba ihop oss ännu mer och kanske öka antalet nyckeltal, och mäta nyckeltalen mer relevant mot andra verksamheter.
Kommunen var tidigare konkurrensfri; så är det inte längre. Den fria marknaden inom välfärdstjänster har visat oss att kommunens nyckeltal inte längre är lika bra som vi kanske trott på en del håll.

Inga kommentarer:

Skicka en kommentar